6 raisons pour utiliser un logiciel de gestion des achats

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des achats ?

Un logiciel de gestion des achats vous permet d’établir et actualiser votre base de données contenant des informations par rapport aux achats.

On peut citer par exemple :

• Les flux d’approbations
• L’envoi des bons de commande aux fournisseurs
• Les demandes d’achat

Cet outil permet aux entreprises d’accroître l’efficacité de leurs transactions commerciales, de rationaliser leurs processus et d’intégrer leurs services d’achat aux fournisseurs.

Les raisons d’utiliser un logiciel de gestion des achats

Centralisation des données

Le logiciel de gestion des achats vous permet de centraliser et de stocker en un seul endroit les demandes, les commandes, les reçus et les factures électroniques.

Grâce à cela, vous évitez les risques de commandes en double qui peuvent être supprimées et le cycle d’achat peut être suivi de la bonne manière.

Ce processus permet d’obtenir un inventaire plus précis et plus actuel en temps réel.

Par conséquent, toutes les transactions de la chaîne d’achat et d’approvisionnement sont transparentes du début à la fin, puisque les autorisations et la conformité des contrats peuvent être vérifiées, tandis que les dépenses indépendantes sont soumises à un examen minutieux.

Un meilleur contrôle des achats

Vous pouvez avoir la possibilité d’automatiser les flux d’approbation afin que des personnes extérieures au service des achats (comme les responsables financiers) puissent vérifier et approuver les demandes d’achat.

Ainsi, les bons de commande envoyés aux fournisseurs sont déjà examinés et transparents. Les transactions peuvent être contrôlées de l’intérieur comme de l’extérieur.

L’un des principaux avantages d’un logiciel d’achat est qu’il vous permet de garder un contrôle plus étroit sur les informations sans laisser de points vulnérables.

Contrôle des dépenses

Le logiciel peut vous établir des rapports où vous pouvez savoir les sommes dépensées au cours d’une certaine période, qui a approuvé les bons de commande et quels fournisseurs ont été sollicités…

Ainsi, vous serez en mesure de mieux surveiller les dépenses mensuelles, trimestrielles ou semestrielles de votre entreprise en matière d’achats de biens et de services.

Baisse des coûts

Vous pouvez mieux utiliser le budget de votre entreprise en utilisant cet outilt car vous avez un meilleur contrôle sur votre inventaire et sur la nécessité ou non d’acheter quelque chose.

En raison des avantages qu’ils procure en matière de prévention de la fraude, il permet de ne pas dépenser inutilement et réduire les litiges avec les partenaires commerciaux.

Intégration entreprise

Souvent basé sur le Web, le logiciel vous permet d’intégrer plusieurs membres de votre équipe dans la plateforme, de leur attribuer des tâches et de garder tout le monde connecté en un seul endroit.

Il permet également une meilleure collaboration et communication entre les différents services, ce qui encourage les valeurs de l’organisation.

Meilleure productivité

Un autre avantage est qu’il réduit le temps nécessaire pour mener à bien les activités qui doivent être réalisées dans le cadre du processus ou du cycle d’achat, comme les commandes, les factures, les approbations et les paiements.

L’utilisation d’un logiciel d’achat libère les employés des tâches manuelles redondantes et leur permet de se concentrer sur des tâches plus importantes, comme l’amélioration des relations avec les fournisseurs et le développement de stratégies d’achat.

Conseils pour choisir son logiciel d’achat

Voici quelques suggestions pour choisir un logiciel de gestion :

• Le logiciel de gestion de votre entreprise doit être modulaire et s’adapter aux besoins de l’entreprise. Il sera donc en mesure de changer et d’évoluer au rythme de la croissance et des changements de l’entreprise. L’évolutivité du programme est également importante, car dans l’environnement commercial actuel qui change rapidement, il est essentiel de pouvoir s’adapter à ces changements pour rester compétitif.
• Adaptable : Il est important de choisir un programme de gestion flexible afin qu’il puisse s’adapter aux nouvelles tendances, qui changent constamment et deviennent plus courtes.
• Mise à jour avec la législation actuelle : Pour réduire ou éliminer le besoin de modifications coûteuses, choisissez un logiciel de gestion qui possède déjà les fonctionnalités permettant de gérer facilement des processus, des termes et des réglementations spécifiques.
• Expérience utilisateur : Il est important de prendre en compte l’expérience de l’utilisateur lors du choix d’un logiciel de gestion, et de s’assurer que la solution choisie est intuitive afin de raccourcir la période de formation.