Le chatbot d’entreprise pour améliorer l’expérience des employés

À l’heure actuelle, la plupart d’entre nous ont eu une certaine expérience des chatbots en tant que consommateurs.

Si nous pouvons tous voir les avantages des chatbots du point de vue du service client, il existe également un grand potentiel pour que les chatbots soient utilisés en interne au sein d’une entreprise afin de tirer davantage parti de la transformation digitale.

Comment le chatbot d’entreprise peut être utilisé en interne ?

Les chatbots d’entreprises disposeront toujours de toutes les fonctionnalités des chatbots externes (partage des ressources, flux de recherche d’informations et traitement des questions fréquemment posées).

Mais les chatbots internes seront réservés aux employés. Les chatbots internes peuvent être mis au service des employés de diverses manières :

Effectuer des tâches quotidiennes

Le chatbot d’entreprise aide à accomplir les tâches répétittives en traitant des problèmes simples mais importants.

Certaines de ces tâches peuvent inclure le traitement des feuilles de temps, l’organisation de réunions et la demande de congés.

Et, bien sûr, ces tâches s’accumulent rapidement lorsque les employés responsables sont en vacances.

Les chatbots internes peuvent aider les employés à réduire considérablement le temps consacré à ces tâches simples en faisant le travail à leur place. Le résultat est que l’organisation gagne en efficacité grâce à l’automatisation de ces processus et, lorsqu’elle est effectuée avec soin, le processus est rationalisé et cohérent dans toute l’organisation.

Traiter les questions sensibles

Qu’il s’agisse d’informations fiscales, de questions relatives aux employés/ressources humaines ou du développement de produits innovants, vous souhaitez protéger les données et la confidentialité.

Les chatbots peuvent inclure le cryptage Secure Socket Layer (SSL), l’authentification à deux ou plusieurs facteurs (MFA) et les cookies qui permettent de s’assurer que personne ne peut voir, modifier ou voler les communications.

Ressources humaines

Les ressources humaines (RH) sont un domaine propice à l’automatisation intelligente au sein d’une entreprise.

Un chatbot peut fonctionner comme une interface conviviale permettant de poser des questions pour un entretien avec un candidat.

Les candidats pourraient passer des entretiens à domicile, puis les employeurs pourraient examiner leurs réponses pour vérifier leur pertinence par rapport au poste, à la culture de l’entreprise, etc. car les réponses des candidats sont stockées dans une base de données.

Cela allège évidemment la charge des RH, car elles peuvent simplement observer et décider qui appeler sans avoir à passer par des centaines d’entretiens.

L’assistance informatique

Les chatbots répondent aux incidents de routine et aux demandes de service. Ils suggèrent aux utilisateurs des articles d’auto-assistance pertinents qui permettent de rediriger les tickets.

La réinitialisation du mot de passe est le ticket le plus courant du service clientèle. Avec l’introduction de l’IA, les chatbots se chargent de la réinitialisation des mots de passe et se connectent au serveur central pour configurer un mot de passe temporaire pour l’utilisateur. Tout cela se fait de manière transparente, sans aucune intervention manuelle.

Le chatbot pourra être utilisé pour la gestion des accès et autres bsoins au niveau informatique.

Les accès sont un type de demande de service que les utilisateurs sollicitent généralement. Les chatbots comprennent le type de demande, le titre du ticket du demandeur, le département et envoient l’approbation à l’administration respective pour accorder l’accès à l’application respective. De même, les chatbots automatisent le retrait de l’accès pour les utilisateurs.

5 avantages du chatbot d’entreprise basé sur l’IA

Le renforcement de votre communication interne grâce à l’intelligence artificielle présente les avantages suivants :

• Les chatbots sont un point de contact facile : nous avons tous écrit cet e-mail et attendu ce qui semble être des heures pour une réponse. Un chatbot interne élimine ce genre de perte de temps. Dès qu’un employé pose la question, il a accès à la réponse lorsqu’un chatbot est installé.
• Les employés utilisent déjà les applications de chat : vos employés discutent toute la journée parce que c’est rapide, facile et que cela donne des résultats. L’intégration de ce type de technologie dans un flux de travail standard ne nécessitera pas de gros ajustements pour quiconque, ce qui signifie des taux d’adoption et un retour sur investissement maximaux.
• Les chatbots s’adaptent à l’emploi du temps de chacun : aujourd’hui plus que jamais, vos employés travaillent quand cela leur convient. Ainsi, qu’il s’agisse d’un employé qui travaille après le coucher de ses enfants ou d’un lève-tôt qui a une longueur d’avance, personne ne devra se passer des informations dont il a besoin. Les chatbots n’ont pas besoin de dormir comme les humains, ce qui les rend utiles 24 heures sur 24.
• Les chatbots fournissent une trace écrite en ligne : certains jours, il semble y avoir une quantité infinie de documents à traiter. Qu’il s’agisse de formulaires d’assurance, de notes de frais ou de notes de votre dernier discours. Les chatbots internes peuvent fournir ces formulaires, suivre la conformité à certains processus et faciliter leur remplissage, sans erreur.
• Les nouveaux salariés de l’équipe seront soutenus : Grâce aux chatbots internes, tout ce que les nouveaux membres de l’équipe ont besoin de savoir est à portée de main. Cela vous sera également bénéfique, car plus tôt tout le monde comprendra les objectifs de votre entreprise, plus vite vous serez en mesure de les atteindre.

Comment bien choisir son chatbot d’entreprise ?

Choisir le meilleur chatbot pour une entreprise implique de savoir, avant tout, quels objectifs l’entreprise cherche à atteindre en intégrant cette plateforme conversationnelle.

Il est donc essentiel de commencer par une liste de besoins qui détaille les objectifs et les problèmes que vous souhaitez résoudre en intégrant ce robot : certaines entreprises l’utilisent pour améliorer leur service clientèle avec un service immédiat et disponible 24 heures sur 24 ; d’autres cherchent à dynamiser leurs campagnes de prospection de manière conversationnelle.

À partir de là, voici quelques-uns des éléments clés qu’une entreprise peut rechercher pour choisir les meilleurs chatbots :

La facilité d’utilisation

Pour certaines entreprises, le meilleur chatbot sera celui qui, tant en termes de mise en œuvre que de convivialité, est facile à utiliser. L’accent est donc mis sur la facilité d’utilisation et la simplicité de mise en œuvre, qui ne perturbe pas les processus internes de l’entreprise et ne nécessite pas de formation.

Temps de mise en œuvre

Le temps de mise en œuvre doit tenir compte du choix des fournisseurs, des réunions, des évaluations ou des tests lors du lancement du chatbot, entre autres facteurs.

Certaines entreprises exigent que ce processus soit aussi court que possible, et optent donc pour des plates-formes qui, en quelques minutes ou quelques heures, permettent de mettre en place et de faire fonctionner ce type de logiciel.

Prix/budget

Il existe différents types de chabot et donc également différents coûts pour ces outils, en fonction de leur complexité. À ce stade, le choix du meilleur chatbot dépendra de la capacité de l’entreprise à faire correspondre ses besoins et objectifs pour cet outil avec le budget disponible.

Personnalisation

La personnalisation ne consiste pas seulement à inclure le nom du prospect dans les communications ou les couleurs de l’entreprise dans le design du chatbot.

En tenant compte de vos objectifs et de vos buts, chaque entreprise doit évaluer si le meilleur chatbot est celui qui privilégie la personnalisation ou si vous pouvez opter pour une option plus simple.

Multilingue

Pour les entreprises à vocation internationale, les meilleurs chatbots seront ceux qui pourront converser en plusieurs langues.

Dans ce cas, vous devez savoir qu’un chatbot qui parle plusieurs langues a besoin de plus qu’une simple traduction linguistique : il doit également s’adapter à la culture du pays ou de la région.

Multi-canal

Dans le contexte actuel, il existe plusieurs canaux par lesquels une entreprise et un client peuvent entrer en contact, et il est souhaitable qu’une entreprise soit présente dans tous les endroits où les utilisateurs pourraient potentiellement vouloir communiquer avec elle.

Ainsi, il existe des chatbots capables de s’intégrer à des plateformes telles que WhatsApp ou Facebook et Telegram.

Une fois installé sur tous les canaux souhaités, le meilleur chatbot doit passer à l’étape suivante et permettre le développement de l’omnicanal : une communication unifiée et cohérente entre une entreprise et ses clients.

Service d’assistance

Avoir le meilleur chatbot signifie également avoir un fournisseur de robots facilement accessible en cas de problème avec votre chatbot.

Le service d’assistance du fournisseur choisi doit donc être optimal et garantir que, si un problème survient, il sera disponible pour le résoudre aussi rapidement et facilement que possible.

Possibilité d’essai gratuit

Enfin, les meilleurs chatbots permettent aux entreprises d’accéder à une période d’essai gratuite, afin que chaque entreprise puisse voir de visu si le logiciel répond à ses besoins et à ses objectifs.